ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 октября 2014 г. № 644/111-V

О ПОЛОЖЕНИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ
И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ
И ПРОВЕДЕНИЕМ МЕСТНЫХ РЕФЕРЕНДУМОВ В КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии со статьей 16, пунктом 5 статьи 46 Закона Калужской области "О референдуме Калужской области и местных референдумах в Калужской области" Избирательная комиссия Калужской области
ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Положение о порядке хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением местных референдумов в Калужской области (прилагается).
2. Направить Положение о порядке хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением местных референдумов в Калужской области, в Управление по делам архивов Калужской области, в территориальные избирательные комиссии и избирательные комиссии муниципальных образований Калужской области.

Председатель Избирательной комиссии
Калужской области
В.Х.Квасов

Секретарь Избирательной комиссии
Калужской области
А.С.Коняшин





Утверждено
Постановлением
Избирательной комиссии
Калужской области
от 9 октября 2014 г. № 644/111-V

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ И УНИЧТОЖЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ МЕСТНЫХ
РЕФЕРЕНДУМОВ В КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Порядок хранения и передачи в архивы документов,
связанных с подготовкой и проведением местных референдумов
в Калужской области

1.1. В избирательной комиссии муниципального образования (в территориальной избирательной комиссии, если соответствующим решением Избирательной комиссии Калужской области на нее возложены полномочия избирательной комиссии муниципального образования) (далее - Комиссии) хранятся в течение пяти лет со дня опубликования результатов местного референдума, а затем передаются в архивные службы соответствующих муниципальных образований следующие документы, связанные с подготовкой и проведением местных референдумов:
заверенные копии протоколов заседаний Комиссии, решений Комиссии и заверенные копии материалов к ним;
первые экземпляры протоколов участковых комиссий об итогах голосования с приложенными к ним особыми мнениями членов участковой комиссии с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с его отдельными положениями; жалобами (заявлениями) на нарушение Закона Калужской области "О референдуме Калужской области и местных референдумах в Калужской области" (далее - Закон), поступившими в участковую комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов участников референдума, а также принятыми по указанным жалобам (заявлениям) решениями участковых комиссий;
первый экземпляр протокола Комиссии о результатах местного референдума, приобщенный к нему первый экземпляр сводной таблицы о результатах, включающий полные данные, содержащиеся во всех поступивших в Комиссию протоколах участковых комиссий об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов Комиссии с правом решающего голоса, заверенные копии жалоб (заявлений), решения по указанным жалобам;
списки присутствовавших при установлении итогов голосования и подписании протокола о результатах местного референдума;
ходатайство инициативной группы участников референдума о регистрации, прилагаемые к нему протокол собрания инициативной группы с необходимыми документами; документы, прилагаемые к ходатайству избирательного объединения (пункт 6 статьи 6 Закона); в случае вынесения на местный референдум проекта нормативного правового акта - проект нормативного правового акта, копия свидетельства о регистрации инициативной группы, копии решений комиссии об отказе в регистрации инициативной группы;
ходатайства иных групп участников референдума о регистрации, прилагаемые к ним протоколы собрания иных групп участников референдума, а также документы, прилагаемые к ходатайству иных групп участников референдума, созданных политическими партиями, иными общественными объединениями, их региональными отделениями (пункт 8 статьи 21 Закона), копии свидетельств о регистрации иных групп участников референдума, копии решений об отказе в регистрации иных групп участников референдума.
1.2. В Комиссии хранятся в течение пяти лет со дня опубликования результатов местного референдума, а затем передаются в архивные службы соответствующих муниципальных образований следующие документы, связанные с подготовкой и проведением референдумов:
копии решений Комиссии о регистрации уполномоченных представителей по финансовым вопросам инициативной группы, иных групп участников референдума; решения собраний соответствующей инициативной группы, иной группы участников референдума о назначении уполномоченных представителей по финансовым вопросам, копия нотариально удостоверенной доверенности, выданной уполномоченному представителю по финансовым вопросам;
экземпляры печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных материалов, фотографии иных агитационных материалов;
документы, представляемые уполномоченными представителями инициативных групп при назначении членов Комиссии с правом совещательного голоса: решения инициативных групп о назначении членов Комиссии с правом совещательного голоса; письменное заявление гражданина о согласии на назначение членом Комиссии с правом совещательного голоса;
копия отчета Комиссии представительному органу муниципального образования о расходовании средств, выделенных из местного бюджета на подготовку и проведение местного референдума;
документы, переданные Комиссии участковыми комиссиями согласно п. 1.6 настоящего Положения.
1.3. В Комиссии подлежат хранению не менее пяти лет со дня опубликования результатов местного референдума с последующим уничтожением по акту в порядке, установленном настоящим Положением:
второй экземпляр протокола Комиссии о результатах местного референдума, приобщенная к нему сводная таблица, включающая полные данные, содержащиеся во всех поступивших в Комиссию протоколах участковых комиссий об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов Комиссии с правом решающего голоса, заверенные копии жалоб (заявлений), решения по указанным жалобам;
первые и итоговые финансовые отчеты инициативной группы, финансовые отчеты иных групп;
сведения о поступлении и расходовании средств фондов местного референдума;
первичные финансовые документы, подтверждающие поступление и расходование средств фондов референдума, приложенные к финансовым отчетам инициативных групп и иных групп участников референдума;
акт о получении Комиссией бюллетеней;
акт об уничтожении лишних бюллетеней (при их выявлении); акты передачи бюллетеней участковым комиссиям;
отчеты участковых комиссий о поступлении и расходовании средств бюджета соответствующего муниципального образования, выделенных на подготовку и проведение местного референдума;
результаты проверки регистрирующими органами сведений, указанных гражданами и юридическими лицами при осуществлении добровольных пожертвований в фонд референдума;
сведения о размере и других условиях предоставления бесплатного и платного эфирного времени, бесплатной и платной печатной площади, уведомления о готовности предоставить эфирное время, печатную площадь инициативным группам, иным группам участников референдума, представленные организациями, осуществляющими выпуск средств массовой информации, а также сведения о размере и других условиях предоставления услуг типографий и иных организаций с уведомлениями о готовности предоставления своих услуг.
1.4. Подписные листы с подписями участников референдума, собранными в поддержку инициативы проведения референдума, протоколы об итогах сбора подписей являются документами, содержащими конфиденциальную информацию, и хранятся в Комиссии в течение одного года со дня официального опубликования результатов референдума.
По истечении срока хранения вышеуказанные документы уничтожаются по акту в порядке, установленном настоящим Положением.
1.5. В Комиссии хранятся не менее одного года со дня официального опубликования результатов референдума (в случае, если срок полномочий Комиссии истекает ранее указанного периода, то документы передаются по акту председателю вновь сформированной Комиссии), а затем уничтожаются в порядке, установленном настоящим Положением, следующие документы:
опечатанные бюллетени;
акты о передаче списка участников референдума;
документы, переданные участковыми комиссиями согласно п. 1.7 настоящего Положения.
1.6. В участковой комиссии хранятся, а затем не позднее чем через пять дней после дня официального опубликования результатов референдума передаются в Комиссию следующие документы постоянного срока хранения:
заверенные копии протоколов заседаний участковой комиссии, решений участковой комиссии и заверенные копии документов к ним;
список присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов;
документы, представляемые уполномоченными представителями инициативных групп при назначении членов участковой комиссии с правом совещательного голоса: решения инициативных групп о назначении членов Комиссии с правом совещательного голоса; письменное заявление гражданина о согласии на назначение членом участковой комиссии с правом совещательного голоса.
1.7. В участковой избирательной комиссии хранятся, а затем не позднее чем через пять дней после дня опубликования результатов референдума передаются в Комиссию следующие документы временного срока хранения:
опечатанные бюллетени;
письменные заявления участников референдума о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования;
письменные заявления участников референдума, проголосовавших досрочно;
список досрочно проголосовавших участников референдума;
список участников референдума вместе с документами, прилагаемыми к нему (в том числе официальными документами уполномоченных органов, личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковую комиссию в период уточнения списка участников референдума, реестром заявлений (обращений) о голосовании вне помещения, на основании которых участники референдума включены в список);
составленные участковой комиссией акты и реестры, приложенные к первому и второму экземпляру протокола участковой комиссии об итогах голосования - акт о передаче списка участников референдума; акт о проведении голосования вне помещения для голосования; акт о невыполнении контрольных соотношений; реестр выдачи заверенных копий протоколов;
акты об уничтожении копий вторых экземпляров протоколов об итогах голосования;
акты передачи бюллетеней, акты погашения неиспользованных бюллетеней;
второй экземпляр протокола участковой комиссии об итогах голосования и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов участковой комиссии с правом решающего голоса, заверенные копии жалоб (заявлений) на нарушения закона, поступивших в участковую комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов участников референдума, и заверенные копии принятых по ним решений.
1.8. Решение об определении места хранения документов участковых избирательных комиссий принимается Комиссией по согласованию с Главой местной администрации муниципального образования.
1.9. Ответственность за сохранность избирательной документации возлагается на председателя (заместителя председателя), секретаря избирательной комиссии до передачи документов в вышестоящую избирательную комиссию либо в архив или ее уничтожения по истечении сроков хранения.
1.10. Органы местного самоуправления, их должностные лица оказывают избирательным комиссиям содействие в реализации их полномочий, в частности, предоставлять помещения для хранения документации до передачи ее в вышестоящую избирательную комиссию либо в архив или ее уничтожения по истечении сроков хранения, установленных законодательством, и обеспечивают охрану этих помещений и указанной документации.

2. Порядок уничтожения документов, связанных с подготовкой
и проведением местных референдумов в Калужской области

Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных настоящим Положением, только после проведения отбора документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в архивы соответствующих муниципальных образований, и утверждения описи этих документов отделами администраций муниципальных районов, обеспечивающих сохранность архивных документов и выполняющих функции муниципальных архивов.
Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их предварительную экспертизу, и утвержденному председателем соответствующей Комиссии (форма акта прилагается).
Уничтожение документов производится путем их сжигания, измельчения на фрагменты размером не более 2,5 кв. см.
Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению только путем сжигания в присутствии представителя соответствующей Комиссии.
Исключается ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами и неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их.





Приложение
к Положению
о порядке хранения, передачи в архивы
и уничтожения документов, связанных
с подготовкой и проведением местных
референдумов в Калужской области

Утверждаю
Председатель избирательной комиссии
___________________________________
(подпись, фамилия, инициалы)
___________________________________
(дата)

АКТ
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
___________________________________
(наименование избирательной комиссии,
место составления, адрес)

На основании постановления Избирательной комиссии Калужской области
от 9 октября 2014 года № 644/111-V "Об утверждении Положения о порядке
хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с
подготовкой и проведением местных референдумов в Калужской области"
отобраны к уничтожению в связи с утратой практической ценности и истечением
установленных сроков хранения следующие документы:

№ п/п
Заголовок дела или групповой заголовок документов
Крайние даты
Номера описей
Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи
Кол-во дел
Сроки хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8









Итого: ____________________ ед. хр. за ________________________ годы

Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены
___________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от "___" ____________ 20__ г. № ________)

_____________________________ _____________ _________________________
(должность лица, проводившего (подпись) (инициалы, фамилия)
экспертизу)

Дата ___________

Документы в количестве _________________________________________ дел, томов
(цифрами и прописью)
уничтожены путем _________________________________________________________.

_____________________________ _____________ _________________________
(должность работника, (подпись) (инициалы, фамилия)
сдавшего документы)

Присутствовал ______________________ при уничтожении документов, содержащих
(дата)
конфиденциальную информацию.
_____________________________ _____________ _________________________
(должность представителя (подпись) (инициалы, фамилия)
избирательной комиссии)


------------------------------------------------------------------